目次
リモートワークを成功させるためには制度と評価のルールをしっかり作る
2020/04/14 追記
新型コロナウィルスの影響で多くの企業でリモートワークを導入されています。
リモートワークワークで効果的な成果を出せる参考になればと記事を再編集しました。
どうも、合同会社Celalinkの代表をやっているヤナイ(@yusuke_celalink)です。
働き方改革が始まってかなり多くの方がリモートワーク・テレワークという存在を認識していると思います。
私も以前テレワークを初め、リモートワークという働き方について記事を書きました。
初めてリモートワークを導入を検討している方や、リモートワークができる環境を導入したばかりの人は是非読んでいただきたいと思います。
私自身も普段からリモートで作業を行っていますが、リモートワーク制度は導入するだけで終わらせてはいけません。
「リモートワークを導入したら作業効率が悪くなった」という企業は正しくリモートワークを活用できていないケースが多いのではないかと思います。
リモートワークを行うためのパソコンの準備はできたらOK！とならないために、その他にもテレワークをうまく運用するための準備もしっかりしましょう。
失敗１：社内の人と連絡を取る手段か電話しかない
ＩＴ業界ではもう使っていない人はいないと思われるチャットツール
他業種では浸透率が低いのではないでしょうか？
コミュニケーションツールとして多くのチャットツールが存在しますが、代表的に使われているのは下記の３つではないでしょうか
- Slack
- Chatwork
- LINE WORKS （LINEのビジネス版）
チャットツールを使う上のメリットとしては、メールみたいに堅苦しい文章を書く必要もなく、簡潔に伝えることができます。
また、チャットルーム内にいる人全員が見れるため、気づいた人が返信することもできます。
メールだといちいちメーリングリストを作って、誰かが見てるだろうと何もリアクションしなかったり、コミュニケーションの手段としては遅くなりますが、チャットであれば、気づいた時点で簡潔にやりとりができます。
また、チャット上でタスクを作って担当者を入れたりすることもできるので作業漏れも（多少は）防ぐことができます。
タスクについては別にも良いツールがあるのですが、私はチャット上で管理して作業漏れは発生したことはありません。
特にチャットツールに関しては下記の記事がすごく良い判断基準だと思いました。
内容はＩＴ業界に特化してますが、他業種でもこれからチャットツールを導入したいと考えている企業は是非見てみてください。
逆にチャットツールを使わずにメールしか連絡手段がない企業も必見ですｗ
失敗２：作業の進捗が見えにくい
リモートで作業していると当たり前ですが、相手が見えないので作業が見えにくくなるのは当然です。
これに関してはリモートで打ち合わせをするという認識がまだまだ浸透していないのが影響していると思います。
リモートワークをするためのソフトは準備したのに、ビデオ会議（または音声会議）を行うための準備ができていないという会社の話をよく耳にします。
SkypeやGoogle Hangout、zoomといったソフトも必ず準備しましょう。
一日のどこかのタイミングで１０分程度のミーティングで作業を確認するだけでも大きく変わります。
また、困った時に詳しい人と音声で話す際も電話でやり取りするより、パソコンのマイクとスピーカーを使った方が楽です。
最近はイヤホンにもマイク付いてますしね。
電話だと１対１が基本になりますが、上記のようなツールは複数人で話せますし、カメラをオンにすれば顔を見て話せるので便利です。
リモートで見えない環境だとサボってたって気付くことはできません。
しかし、日々の作業と同じパフォーマンスを最低限出すことをルールとすれば結構サボらないものです。
テレワークを行う前から個々がどれくらいの裁量の仕事をしているかを把握する必要もあるので事前のヒアリング等はしっかり行ってください。
ＩＴ業界のエンジニアのように日々定量的な作業がない業種の場合は納期までに出来れば良いでしょう。
ただ、サボる可能性があるからとか、通勤時間が無いからと言ってリモートワーカーに対して普段より多い業務量を渡すのもNGです。
失敗３：チーム内でリモートワークに対して温度差がある
これは完全に人間関係なのですが、元々テレワークのようなリモートを良しとしない企業や業界では積極的にリモートワークを行うことに消極的な人もいるかと思います。
リモートワークという新しい制度を導入するために、先程紹介したようなチャットツールやビデオ会議の操作を覚えたりすることが苦痛という人も多いことでしょう。
もしも会社全体で消極的な意見の方が多い場合はなかなかテレワークの浸透は難しいと言えます。
会社全体の改革として全員が納得できるような制度を作ることが重要です。
例えば自宅だと集中できる環境が無いという人もいるでしょうし、慣れない機械操作で自宅でできるか不安など色々あると思います。
これらの代替案を出すのも企業の取組みで解決していく必要があります。
失敗４：ルールがない
リモートワークという制度を導入したことで具体的なルールがない場合が多くあります。
さすがに毎日リモートワークで出社しないと言う人はいないと思いますが、リモートワークを導入したらほとんど会社に来なくなったとか、明らかにパフォーマンスが悪くなったなどの問題が発生することがあります。
まず会社のルールとして、パフォーマンスが下がったらリモートを中止することや、毎日チーム全員がビデオ会議に出席するとか何かしらの最低限のルールは必要です。
ちなみに私の仕事では毎日ビデオ会議などはしませんが、チャットツールなどで密にコミュニケーションを取っているのでパフォーマンスが落ちることなく、リモートで集中できるせいか少しパフォーマンスが上がる日もあります。
チャット上だからこそお互い顔が見えない状況が増えますので、見た人が何らかのアクションを起こさなければ、お互いが「あいつ何やってんだ？」ということになります。
※でもチャットに○分以内に返信！みたいなクソルールは作らないように
慣れてくれば普通に会話をするようにチャットを使えますので慣れましょう。
残業の考え方とかなかなか考えると難しいです。
とりあえずトレンドだし導入してみよう！じゃダメなんです。
最後に
リモートで失敗したと感じてる方はリモートワークのやり方自体を見直してみると成功に繋がることでしょう。
新型コロナウィルスの影響をうけて多くの企業がリモートワークをしているなかで、すぐに成果を出したり評価をしていくのが難しいのが実情だと思います。
制度を作り上げるには企業が一体となって行動しなくてはなりません。
新型コロナウィルスの一時的な制度にするのではなく、全社員が効率よく作業ができる働き方として今後もリモートワークが廃止の流れにならないことを願っています。
余談ですが、リモートワークだと給料が少し減らされるみたいな話を昔聞いたことがあるのですが、いやいや会社で使う分の光熱費やら通勤費やら少し減るじゃんって思うのが私の意見です。
誰かが不利になるような制度は浸透しないので、、、、
エンジニアだけでなく全業種でテレワークが実施できるような世の中になればいいかなと思います。
それではまた
コメント